BeritaMu.co.id – Project management merupakan system pengelolaan sumber daya yang biasanya digunakan oleh perusahaan dalam mengelola atau menyelesaikan sebuah proyek. Komponen yang ada di dalamnya biasanya berisi strategi, pengawasan, dan pelaksanaan.
Dalam mengelola sebuah proyek, terdapat project manager yang bertanggung jawab atas berjalannya suatu proyek, hingga detail rincian yang ada di dalamnya.
Jadi, dapat disimpulkan jika project management disini harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, pengetahuan bisnis yang memadai, serta kemampuan negoisasi. Hal ini menyebabkan manajer proyek memiliki peran yang cukup penting.
Tujuan dari Project Management
Dibentuknya sebuah manajemen proyek tentu karena adanya tujuan yang akan dicapai, yaitu:
- Menghindari adanya keterlambatan dalam proses penyelesaian suatu proyek, untuk itu project manager dituntut tepat waktu.
- Biayanya yang dibebankan sudah sesuai.
- Kualitas yang terbiasa terbentuk oleh persyaratan.
- Proses kegiatan dapat belajar dengan lancar.
Kategori yang Harus Dimiliki Oleh Project Management
Karena tugas utama seorang proyek manajer adalah memastikan berjalannya sebuah proyek agar dapat berlangsung dengan lancar, maka disini ada beberapa kategori yang perlu diperhatikan. Aspek-aspek tersebut antara lain:
- Ruang lingkup dalam sebuah proyek
- Integrasi
- Bisa mengatur waktu
- Memiliki keterampilan dan kelebihan dalam menganalisis
- Biaya
- Kualitas
- Pengadaan barang
- Komunikasi
- Sumber daya manusia
- Manajemen stakeholder
- Manajemen risiko
Ketika dari ruang lingkup proyek, biaya, dan waktu berubah, maka aspek lainnya juga akan ikut berubah. Itulah mengapa aspek-aspek tersebut menjadi komponen penting dalam project management.
Tahapan yang Harus Dilalui Dalam Project Management
Proses atau tahapan ini akan dipimpin oleh project management atau proyek manajer, hal ini akan dilakukan jika memang ada proyek yang akan dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut yaitu:
1. Permulaan
Banyaknya nilai atau cakupan yang harus ditentukan, membuat inisiasi proyek atau permulaan harus dilakukan terlebih dahulu. Nilai-nilai tersebut adalah:
- Tujuan sebuah proyek
- Ruang lingkup dalam proyek
- Pemilihan manajer proyek
- Risiko-risiko yang mulai berpotensi akan muncul
- Anggaran biaya yang dibutuhkan
- Perkiraan timeline yang kemungkinan besar
Nilai-nilai tersebut harus diproses sesuai dengan tujuan awal, untuk itu project manager diperlukan untuk memastikan semua hal diatas berjalan dengan lancar.
2. Perencanaan atau planning
Proses selanjutnya adalah perencanaan atau planning. Untuk memulai proses tersebut, manajer proyek diwajibkan untuk melakukan perancangan keseluruhan proyek dari awal sampai akhir secara rinci. Contohnya:
- Berapa jumlah keseluruhan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk proyek tersebut.
- Menyediakan sumber daya eksternal atau vendor dan supplier yang dibutuhkan.
- Membuat perencanaan anggaran dana mulai dari sisi optimis, realistis, dan bahkan pesimis.
- Menentukan timeline yang jelas atau spesifik.
- Membuat perencanaan pelaksanaan proyek.
Dalam hal ini, stakeholder juga termasuk dalam pertimbangan. Mengapa? Karena tanpa mereka, sebuah proyek tidak akan mengetahui hal-hal penting atau risiko yang akan dialami, bahkan progress saat proyek tersebut sedang berlangsung.
3. Pelaksanaan
Ketika rincian pelaksanaan sebuah proyek sudah disetujui oleh project manager dan stakeholder, maka proyek tersebut siap untuk mulai dijalankan.
Saat pelaksanaan proyek sedang berlangsung, maka seorang project manager wajib untuk memastikan semua komponen berjalan sesuai timeline. Tidak hanya itu, anggaran biaya yang sudah disiapkan sejak awal juga perlu untuk dipastikan dan diawasi dengan baik.
Saat di Lapangan, project manager perlu memastikan bahwa tim yang dibentuk merupakan tim terbaik untuk membantu pelaksanaan sebuah proyek, serta menjaga komunikasi yang baik sesama anggota tim dan juga stakeholder.
Itulah mengapa seorang project manager dituntut untuk memiliki kapasitas yang mencukupi, sikap professional dalam bekerja, teratur dan terjadwal, serta dapat berkomunikasi dalam memimpin dengan baik.
4. Melakukan pengawasan atau control dan monitoring
Project manager harus mengukur setiap progress yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan sebagai upaya dalam memastikan jika proyek tersebut berjalan dengan baik dan juga lancar.
Tidak hanya memastikan hal-hal baik, manajer proyek juga dituntut untuk bertanggung jawab terhadap hal-hal buruk yang kemungkinan terjadi di Lapangan, seperti kesalahan maupun kegiatan yang terjadi di luar jalur.
Dalam hal ini biasanya dimanfaatkan oleh proyek manajer untuk melakukan evaluasi kinerja, maupun pelaksanaan system. Pada intinya, pengawasan sangat diperlukan sebagai bentuk pertanggungjawaban project manager atas berjalannya sebuah proyek.
5. Penutupan
Sebuah proyek bisa dikatakan selesai, ketika semua proses sudah dilaksanakan dengan baik, dan sudah ada persetujuan dari stakeholder.
Dalam proses penutupan ini, biasanya project manager akan melakukan penyelesaian kontrak dengan pihak vendor dan supplier yang dilibatkan, membuat arsip beberapa dokumen-dokumen yang penting, serta membuat laporan proyek.
Tetapi, manajemen proyek belum bisa dikatakan selesai sampai di sini ya. Hal ini dikarenakan untuk berjaga-jaga jika kedepannya terdapat maintenance atau permasalahan yang lainnya,
Sasaran Utama yang Ada Dalam Project Management
Sasaran utama yang ada dalam project management dikategorikan sebagai berikut:
- Melakukan pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek berdasarkan dengan anggaran biaya yang telah ditentukan, waktu yang telah ditentukan, serta kualitas bangunan dalam proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah dirumuskan.
- Melakukan pengembangan kualitas reputasi pekerjaan dan mempertahankannya. Dalam hal ini berlaku bagi Kontraktor.
- Menciptakan suasana kerja yang nyaman, aman, dan berkualitas baik di Kantor pusat maupun di Lapangan. Sehingga beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok atau team work akan terbentuk.
- Menciptakan sistem suasana kerja yang mendukung dari segi sarana, kondisi pekerjaan, keselamatan kerja, serta komunikasi timbal balik antara pihak atasan dengan pihak bawahan.
- Menjaga relasi atau hubungan sesama karyawan, agar kemampuan dan keahliannya dapat dikeluarkan secara maksimal. Hal ini dilakukan juga sebagai upaya menjaga kualitas team work ketika bekerja.
Dasar-dasar yang Digunakan Dalam Pembuatan Project Manager
Di bawah ini beberapa dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam proses pembuatan Project Manager antara lain:
1. Project charter
Digunakan sebagai titik awal perencanaan dalam mengumpulkan proyek baru, atau menyiapkan fase terbaru dari proyek yang sudah pernah ada.
2. Output from other processes
Baseline beserta subsidiary menjadi output pada proses perancangan bagian lainnya yang nantinya akan ikut diinput dari nomor ini.
3. Enterprise environmental
Dasar dalam melakukan pembuatan project manager adalah, membuat standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, budaya, struktur organisasi, administrasi personil, serta infrastruktur.
4. Organizational process assets
Untuk yang satu ini, bisa dalam bentuk guideline yang telah memenuhi standar, kriteria dalam mengevaluasi proposal.
Baca juga: Teks Ulasan
Setelah melalui berbagai macam penjelasan, dapat disimpulkan jika sebuah marketing plan akan selalu dibutuhkan oleh pengusaha maupun bisnis. Dalam hal ini, bisa diterapkan pada diri sendiri juga agar hidup kamu semakin tertata lebih baik dari hari-hari sebelumnya.
Jadi, jangan mudah menyerah untuk berusaha dan belajar ya, selamat mencoba!
